SYSTEMY
Jak zaplanować CRM, z którego zespół będzie korzystać
Zanim powstanie panel, opisz sposób pracy. Największe znaczenie mają wspólne definicje, odpowiedzialności i jakość danych.
Poznaj realizację Narysuj drogę jednej sprawy
Wybierz rzeczywisty przykład zapytania i prześledź go od pierwszego kontaktu do zakończenia. Zapisz osoby, narzędzia, dokumenty i miejsca oczekiwania. Nie zaczynaj od wszystkich wyjątków naraz. Najpierw ustal najczęstszy przebieg, później przypadki odmienne. Jeśli dwie osoby nazywają ten sam etap inaczej, wyjaśnij różnicę. CRM będzie użyteczny wtedy, gdy odzwierciedli uzgodniony proces, a nie kilka sprzecznych sposobów jego rozumienia.
Ustal znaczenie etapów
Etap „oferta” może oznaczać przygotowanie dokumentu, jego wysłanie albo rozmowę po wysyłce. Wybierz jedną definicję i przypisz wymagane informacje. Dla wygranej szansy określ, czy wystarcza ustna deklaracja, czy potrzebne jest potwierdzenie zamówienia. Podobnie z przegraną: warto znać przyczynę, jeśli zespół będzie rzeczywiście ją uzupełniać. Dobrze opisane etapy pozwalają tworzyć raporty, które znaczą to samo dla handlowca i właściciela firmy.
Ogranicz pola do potrzebnych danych
Każde obowiązkowe pole wydłuża pracę. Zapytaj, kto korzysta z tej informacji i jaka decyzja od niej zależy. Jeśli nikt nie potrafi odpowiedzieć, pole może być zbędne. Niektóre dane warto wymagać dopiero przy przejściu do kolejnego etapu. Kontakt na początku rozmowy nie musi mieć wszystkich informacji potrzebnych do realizacji. System powinien pomagać uzupełniać brakujące dane we właściwym momencie, zamiast blokować zapis pierwszego zapytania.
Przygotuj dane do migracji
Wybierz źródło, usuń oczywiste duplikaty i ustal sposób rozpoznawania firm. Zwróć uwagę na różne formaty telefonów, brakujące adresy i notatki umieszczone w niewłaściwych kolumnach. Próbny import pokaże, które reguły wymagają doprecyzowania. Nie zakładaj, że automatyczne przeniesienie rozwiąże wszystkie sprzeczności. Część decyzji musi podjąć osoba znająca relację z klientem. Warto zachować raport importu i możliwość porównania liczby rekordów.
Wyznacz właściciela procesu
Kto będzie dodawał etapy, nadawał uprawnienia i zatwierdzał nowe pola? Jeśli odpowiedź brzmi „wszyscy”, panel szybko może stracić spójność. Potrzebna jest osoba zbierająca uwagi i decydująca o zmianach. Zespół powinien mieć prosty sposób zgłaszania trudności. Szkolenie najlepiej przeprowadzić na zadaniach: dodaj klienta, przygotuj ofertę, ustaw przypomnienie i przekaż sprawę. Sama prezentacja wszystkich menu rzadko pokazuje, jak system pomaga w pracy.
Uruchom ograniczony zakres
Pierwszy etap może obejmować kontakty, szanse i zadania. Zaawansowane raporty oraz wiele integracji można dodać po sprawdzeniu podstaw. Ustal, które dane są obowiązujące od dnia startu i kiedy kończy się równoległa praca w starym arkuszu. Po kilku uzgodnionych cyklach zbierz uwagi, ale nie zmieniaj procesu po każdej pojedynczej sugestii. Oceniaj, czy system pomaga prowadzić sprawy i czy informacje są kompletne, zamiast liczyć samą liczbę dodanych funkcji.
CZYTAJ DALEJ
Opieka nad stroną: co powinno być w zakresie
Monitoring, kopia i aktualizacja to różne zadania. Sprawdź, jak rozumieć zakres abonamentu i czasy reakcji.
Poznaj szczegóły 06